小さな会社でIT化を進めていたときの話です。
社内で使っているウェブサービスのID（＝ログイン用メールアドレス）が、なぜか全部バラバラ。
パスワードは「〇〇さんが知ってるらしいよ」なんて状態で、誰も正確に把握できていませんでした。
トラブルが起きても、担当者に聞かないと何もわからない。
退職者が出たときなんて、もう大混乱です。
「これはマズい…！」
と思い立って、GoogleワークスペースとGoogleグループを活用して、ログイン用メールアドレスを一元管理する仕組みを整えました。
この記事では、そのとき実際にやった方法をまとめておきます。
同じように“社内アカウントのカオス化”で困っている方に向けて、シンプルに解説します！
Googleグループでやりたいこと
会社の資産（ドメイン・サーバー・広告・SaaSなど）のログインIDに使うメールアドレスを
Googleグループ（例：website-admin@yourcompany.com）として作っておき、
「人が辞めても引き継げる」「複数人で受信・対応できる」ようにしたい！
✅ Googleグループで実現できたこと
| やりたいこと | できる？ | 補足 |
|---|---|---|
| 資産サイトにログイン用メールとして登録 | ✅ 可能 | Googleグループのメールアドレスは、通常のメールと同じく登録OK |
| 認証・パスワード再発行メールを受け取る | ✅ 可能 | グループに届くので、メンバー全員が確認できる |
| 退職者を外して、新任者を追加 | ✅ 簡単！ | グループのメンバー追加・削除で対応OK |
| メールの内容を複数人で共有・確認 | ✅ できる | 通知、検索、割り当てなども可能（コラボレーティブ設定時） |
| 認証メール内のリンクをクリック | ✅ 誰かが受信できれば問題なし |
Googleグループで管理用のメールアドレスを作成する
グループを作成
- 左メニューから「ディレクトリ」をクリック
- 「 グループ」をクリック
- 「グループを作成」をクリック
グループ情報の入力
私は、以下のように入力しました。
- グループ名：Webサイト管理グループ
- グループメールアドレス：
website-admin - グループの説明：Webサイトのログイン用メールアドレス。通知を一括管理
- グループのオーナー：管理者のアドレスを入力します
- 次へをクリックする
※セキュリティはチェックを入れない
グループ設定
アクセスタイプを設定します
- 「カスタム」クリックします
- 「カスタム」の内容は、以下のように設定します
- 「組織内のすべてのユーザーがリクエストできる」にはチェックを入れない
- 「グループを作成」ボタンをクリックする
| グループの オーナー | グループの 管理者 | グループの メンバー | 組織全体 | 外部 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 🔹グループのオーナーに連絡できるユーザー | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| 🔹会話を閲覧できるユーザー | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| 🔹投稿できるユーザー | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅（←通知メール受信用に必須） |
| 🔹メンバーを表示できるユーザー | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| 🔹メンバーの管理（追加・承認・招待） | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
🔎 解説（特に注意すべきところ）
- ✅ 投稿できるユーザー：外部に必ずチェック
→ 外部サービス（WordPress、ムームードメインなど）からの通知メールを受信するにはこれが必須 - ❌ メンバーを表示できる：組織全体や外部は外してください
→ メンバー一覧が誰からでも見えるのはセキュリティリスク
メンバーを新しく追加したい場合
- ディレクトリをクリック
- グループをクリック
- 追加したいグループのメンバー、追加をクリック
- 任意のメンバーを追加してください
テストメールを送って動作確認！
「作成した Google グループのメールアドレス（例：webadmin@yourdomain.com）宛に、まず1通メールを送信してみてください。」
- Gmailで送信する場合は、以下のリンクをクリックする
https://mail.google.com/
設定が正しければ以下のように、Googleグループにメールが届きます。
グループに登録されているメンバーにもメールが届きます
管理しているウェブサイトのIDやメールアドレスを変更する
今回作成したメールアドレスで管理しているウェブサイトのID(メールアドレス)を変更したり
配信用のメールアドレスを変更しましょう。これで一括管理ができます。
GmailでGoogleグループから来たメールにラベル付けしてまとめる
Googleグループから来たメールをわかりやすくまとめましょう
まとめると以下のようにグループから来たメールであることが一目でわかります。
- Gmail右上の「⚙設定」をクリック
- 「すべての設定を表示」をクリック
- 「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開く
- 「新しいフィルタを作成」をクリック
- 「From」にグループのメールアドレス（例：
webadmin@○○.com）を入力 - 「フィルタを作成」
- 「ラベルを付ける」にチェック
- 「新しいラベル」をクリック
（必要に応じて）「n件の一致するスレッドにもフィルターを適用する」もチェック可能 - 新しいラベルに名前をつける
→ 例：「🟦Webサイト管理」など - 作成ボタンをクリックする
- フィルターを作成をクリックする
完了するとどうなる？
- 次回から Googleグループから届いたメールがラベル付きで表示！
- サイドメニューからそのラベルだけをクリックして確認できる
まとめ：Googleメール×Googleグループで、サイト管理がグッとラクに！
というわけで今回は、Googleグループのメールアドレスを使って、ウェブサイトやWebサービスの管理を効率化する方法を紹介してきました。
昔みたいに「誰がパスワード知ってたっけ？」「あのメール誰に届いた？」とゴチャゴチャすることもなく、
チームでの情報共有もスムーズ＆安全に！
Google Workspace と Gmail の力を借りれば、小さな会社や少人数チームでもしっかりとした“資産管理の土台”が作れます。
「うちもそろそろちゃんと管理しなきゃ…」と思った方は、
ぜひ今回の方法を取り入れてみてくださいね。やってみたら、思ったより簡単で爆速かも！
